Últimas traducciones y facturación

Últimas traducciones y facturación

En las últimas dos semanas de las prácticas también he tenido bastante trabajo para hacer, ya que cuatro clientes más (recordemos que siempre son ficticios) contactaron conmigo para encargarme cada uno una traducción:

  • Un cliente me encargó la traducción de una política de protección de datos de una página web. Para realizar este encargo busqué varios textos paralelos en internet (entre ellos, la política de privacidad de Google, que no tiene desperdicio…); de este modo, a la hora de traducir, ya sabía qué datos suelen aparecer en este tipo de textos y cómo se suelen redactar.
  • Otro cliente necesitaba la traducción de cuatro textos jurídicos, entre ellos, una apostilla. Yo tenía entendido que las apostillas no se traducen, pues siempre tienen el mismo formato y contienen los mismos datos. No obstante, sí es necesario traducir, lógicamente, al menos los datos que varían de una apostilla a otra. Si el cliente solicita la traducción de la apostilla completa, basta con buscar una apostilla en español y utilizarla como plantilla.
  • Un tercer cliente me encargó la traducción de la escritura de constitución de una sociedad junto con un extracto en PDF de un registro mercantil alemán. Este texto me resultó un poco pesado, ya que incluía muchos tipos de acciones y demás terminología financiera, pero una vez aclarados los conceptos, no tuve más problemas para traducirlo.
  • El último cliente de las prácticas necesitaba una traducción técnica que incluía una memoria de traducción. En realidad, este encargo se puede considerar mitad revisión, mitad traducción, ya que un 60 % del texto coincidía al 100 % con la memoria.

Terminé de traducir el último de estos textos el día 30 de julio, con lo que finalizó mi trabajo de traducción de las prácticas; sin embargo, me quedaba aún una parte importante: la facturación.

Ese mismo día por la tarde Isabel me explicó lo siguiente sobre las facturas:

  • Los datos obligatorios en todas las facturas son:

– El número de factura, siempre correlativo, es decir, nunca podemos saltarnos ningún número. Este número puede ser simple (1, 2, 3, etc.) o puede tratarse de una serie, por ejemplo: 1/2012, 2/2012, 3/2012, etc. En este caso, los números también han de ser correlativos dentro de la misma serie y reiniciaremos la numeración cuando empiece la serie 2013.

– Fecha de la factura.

– Datos del emisor (nombre y apellidos, o razón social, dirección postal, NIF o NIF-IVA en el caso de las facturas para clientes intracomunitarios).

– Datos del destinatario (los mismos que en el caso del emisor).

– Descripción de los servicios facturados.

– Importe e impuestos (IVA e IRPF).

  • También es recomendable incluir el número de cuenta al que se debe hacer la trasferencia y el plazo de pago de la factura.
  • Si la factura no está sujeta a IVA por tratarse de un cliente (profesional o empresa) de Canarias, Ceuta, Melilla, la UE (con número de operador intracomunitario) o de fuera de la UE, se debe incluir una nota de este estilo: «Factura no sujeta a IVA según el art. 70, uno, de la ley española 37/1992 del IVA».
  • Es recomendable hacer las facturas en español, por si hubiera que presentarlas en Hacienda. En caso de tratarse de un cliente extranjero, podemos hacer una factura bilingüe.
  • Para simplificar la tarea de la facturación, podemos crear una plantilla en Excel y, para llevar la contabilidad, podemos tener una lista resumen de todas las facturas emitidas.
  • No debemos olvidar incluir los datos que el cliente haya pedido que se incluyan, por ejemplo, el número de proyecto.

Un apunte que al principio no me quedó muy claro es que si un cliente nos hace varios encargos a lo largo de un mes, es más cómodo para el cliente y para nosotros realizar una sola factura donde especifiquemos todos los encargos mensuales de este cliente. De esta forma, nosotros solo tenemos que hacerle una factura al cliente y este solo ha de tramitar el pago de una factura al mes.

En el caso de los descuentos por el uso de memorias de traducción, es recomendable ponderar las palabras y multiplicar ese número por la tarifa por palabra. Este trabajo se puede automatizar mediante un documento de Excel en el que incluyamos el número de palabras de cada porcentaje de coincidencia, el porcentaje de nuestra tarifa al que se paga cada coincidencia y nuestra tarifa por palabra.

Una vez hechas todas las facturas, debemos repasarlas muy bien. Por propia experiencia, os puedo asegurar que es fácil despistarse y poner algún dato mal. Una vez esté todo revisado y corregido, debemos enviar las facturas en PDF protegido contra cambios, para aseguramos de que nadie pueda modificarlas.

Espero que lo que os he ido contando sobre mis prácticas os haya servido de ayuda. También quiero agradecer a Isabel la paciencia que ha tenido conmigo y todas las correcciones que me ha hecho a lo largo del mes; aunque en ciertos momentos me haya agobiado un poco, sé que ha sido por mi bien y para que esté preparada para lo que nos espera a todos los futuros traductores.

En la siguiente entrada publicaré el informe final de las prácticas: una serie de preguntas redactadas por Isabel a las que respondo con mi valoración sobre el trabajo realizado.

Anuncios

Las tareas de un traductor autónomo

A partir del 2 de julio, hace dos semanas, mis tareas cambiaron radicalmente: Isabel ya no me dio una lista de tareas, sino que empezó a actuar como cliente y yo, como una traductora autónoma que ofrece servicios de traducción.

En primer lugar, redacté dos correos para ofrecer mis servicios de traducción. Uno iba dirigido a una agencia de traducción y el otro, a una notaría, es decir, a un intermediario y a un cliente directo. A la hora de redactar este tipo de correos tuve en cuenta varios aspectos:

  • El destinatario: lo ideal es que nos informemos sobre el cliente en potencia al que le vamos a enviar el correo, con el fin de redactarlo de la forma más personalizada posible. La actitud del destinatario (que normalmente será un profesional ocupado con poco tiempo para dedicarnos) será mucho más positiva hacia nuestro correo si percibe que hemos dedicado tiempo a conocer su negocio y, en consecuencia, le ofrecemos unos servicios que se ajustan perfectamente a sus necesidades.
  • La dirección de correo: se debe procurar que la dirección sea la de una persona en concreto, en lugar de la típica info@….com: así las posibilidades de que lean nuestro correo aumentan bastante.
  • El asunto: debe ser claro y descriptivo, con el fin de que nuestro destinatario no dude en abrir el mensaje.
  • El mensaje: lo primero es presentarnos, decir quiénes somos y por qué escribimos el correo. A continuación, describir nuestros servicios adaptándolos todo lo posible al cliente en cuestión, es decir, incluir la parte de nuestros servicios que vaya a necesitar el cliente en potencia. Habría que destacar también nuestros puntos fuertes y explicar por qué somos los traductores idóneos para ese destinatario. Por último, indicar que si el cliente requiere más información visite nuestra página web o nos consulte directamente.

En resumen: se trata de vendernos, de ofrecerle al cliente de forma atractiva y breve lo que él aún no sabe que necesita, es decir, nuestros servicios de traducción.

Isabel también me explicó cómo funciona Trados 2007 y los principales atajos de teclado para poder trabajar de una forma mucho más rápida. Estas dos entradas de su blog resumen los atajos y trucos que me explicó: aquí y aquí. Esta otra entrada explica los trucos para mejorar la productividad con Trados 2007.

También me explicó cómo usar Xbench (que se puede descargar gratuitamente desde aquí) y lo útil que resulta para hacer controles de calidad. El punto 2 de esta entrada explica para qué sirve.

Después de esto, Isabel me envió varios correos en los que adoptaba el papel de diferentes clientes ficticios:

  • El primero de ellos, una agencia de traducción, me envió una prueba de traducción económica de 300 palabras.
  • El segundo, también una agencia de traducción, me pedía que le hiciese un presupuesto para una traducción turística de 2 400 palabras. El mensaje tenía una pequeña trampa: no llevaba archivo adjunto, y nunca se debe realizar un presupuesto sin haber visto antes el texto. La razón es simple: debemos asegurarnos de que el tema y la extensión del texto coincidan realmente con lo indicado por el cliente y de que el texto no tenga un formato complejo, ni una terminología más complicada de lo esperado.

Le envié el presupuesto al cliente 2, a partir de la plantilla que ya había creado, y me lo aceptó: ya tenía mi primer trabajo. En un principio dudé sobre si sería capaz de realizar esta traducción en cuatro días laborables, con un fin de semana de por medio por si me veía muy apurada, ya que nunca había hecho una traducción así de larga con ese plazo. Pero después de hablar con Isabel, estuvimos de acuerdo en que al menos lo tenía que intentar.

Un día después, cuando yo ya estaba enfrascada en la traducción turística me llegó un correo de un señor alemán (otro cliente ficticio) para hacer una traducción jurada de un certificado. Se trataba de un texto bastante corto, pero en formato PDF. Le hice el presupuesto indicando la tarifa mínima que ya tenía calculada y un recargo por los gastos de envío por correo certificado. La fecha de entrega era un día después del de la traducción turística. El único fallo fue la tarifa: no tuve en cuenta el formato ni el hecho de que se trataba de una traducción jurada, con el consiguiente desplazamiento a correos para enviar la traducción, factores que encarecen el servicio. Así que me pillé un poco los dedos porque la tarifa mínima que le indiqué estaba calculada sobre la tarifa para una traducción normal.

Ese mismo día, recibí otro correo del cliente 1, no había pasado la prueba de traducción, pero me enviaban una traducción sobre las características técnicas de un modelo de coche. Me adjuntaban también una memoria de traducción con la terminología vinculante y el cálculo de la tarifa descontando coincidencias con la memoria y repeticiones. En ese momento me vi un poco agobiada, pero como dijo Isabel, todo es cuestión de organizarse. Me amplió la fecha de entrega de la traducción técnica un día, con lo que tenía cinco días para hacer esta traducción una vez terminadas las demás.

Isabel también me indicó que contara las horas que le dedicaba a cada proyecto, para saber qué tipo de trabajo es más rentable. La rentabilidad de una traducción con una tarifa más baja, pero que realizamos más rápido será mayor que la de otra con una tarifa más alta a la que deberemos dedicar muchas más horas. Así pues, lo realmente importante no es la tarifa por palabra, sino lo que ganamos por hora trabajada.

Al día siguiente me llegó otro correo con el nombre de una agencia de traducción conocida por su largo historial de impagos. Yo les respondí como a los demás clientes, pero Isabel me pregunto si había buscado la agencia en internet. No lo había hecho. Gran error por mi parte, pues se trata de una agencia que se ha visto envuelta en varios casos de estafa a traductores. Lo mejor en estos casos es declinar su oferta con alguna excusa o, si se es valiente, decir claramente  por qué no estamos dispuestos a trabajar con ellos. De esta forma no correremos peligro de que nos estafen.

Ya no recibí más correos de clientes, así que pude dedicarme por completo a hacer el trabajo. La traducción turística la terminé a tiempo y tuve tiempo de sobra para revisarla y pasarle los controles de calidad de Xbench y el corrector ortográfico de Word. La traducción jurada también la entregué el día acordado. En el correo electrónico que le envié al cliente, le indiqué que ya le había enviado la traducción por correo certificado y le dije el número de envío (ficticio) y las páginas para comprobar el estado del envío en Correos y en Deutsche Post.

Con la traducción técnica tuve algunos problemas al principio. No sabía cómo buscar en la memoria la terminología vinculante y el texto estaba plagado de palabras técnicas. Isabel me explicó que para buscar coincidencias debía seleccionar el término y pulsar Alt + flecha arriba. Una vez aclarado esto, todo fue mejor, aunque iba realmente lenta a causa de la terminología, ya que había frases en las que solo entendía los conectores y las preposiciones. La parte buena es que como todos los términos se repetían bastante, al final ya no necesitaba buscarlo absolutamente todo.

Con esta traducción solo me retrasé 12 minutos de la fecha y la hora de entrega, pero Isabel me indicó que a la próxima avisara al cliente en caso de retrasarme un poco, ya que eso da una imagen profesional y tranquiliza al cliente.

Todos estos trabajos los estoy registrando en el documento de Excel que creé en la primera tanda de tareas; así llevo un registro y una contabilidad del trabajo realizado. He añadido una columna más donde indico el tiempo que invierto en cada proyecto.

Eso es todo por ahora. Os seguiré contando todo lo que voy aprendiendo.

Primera tanda de tareas

Las primeras tareas que Isabel me ha encargado se pueden dividir en dos grupos: presencia en internet y estrategias profesionales.

Tareas sobre presencia en internet

  • Suscribirme a la lista de distribución Traducción en España.
  • Completar mi perfil en LinkedIn.
  • Crearme un perfil en Delicious. Esta página permite compartir, almacenar y clasificar marcadores o recursos de internet y acceder a ellos desde cualquier ordenador.
  • Crear un blog, este que estáis leyendo.
  • Crearme un perfil profesional en ProZ, Translators Café, Go Translators y About me.
  • Actualizar mi perfil en Google.

Este grupo de tareas es el que menos problemas me ha dado, aunque tampoco es tan simple como parece, pues a la hora de crear los perfiles profesionales tuve que tener en cuenta el otro grupo de tareas: definir mis servicios y tarifas, que conviene fijar teniendo en cuenta un gran número de factores. Por tanto, las tareas sobre la presencia en internet son sencillas siempre y cuando ya se haya fijado previamente una estrategia profesional.

Tareas sobre estrategias profesionales

  • Definir los servicios que voy a prestar (¿traducción, corrección o revisión?, ¿qué idiomas?, ¿qué temas?) y fijar las tarifas.
  • Crear una firma profesional para correos electrónicos.
  • Preparar mi currículum.
  • Preparar una plantilla para presupuestos.
  • Crear archivos de Excel para llevar un registro de los trabajos hechos.

Para definir los servicios tuve que tener en cuenta la formación recibida durante la carrera y los tipos de textos que he traducido, en consecuencia, mi especialidad son los textos jurídicos y financieros, ya que en la Universidad de Alicante se da especial importancia a la traducción económica y jurídica. No obstante, los ámbitos de especialización de un traductor no son inmutables, sino que pueden ir cambiando con los años en función de la experiencia adquirida, la demanda del mercado, etc.

Respecto a la fijación de tarifas utilicé CalPro (que puede descargarse de la página web de Asetrad). La ventaja de usar esta herramienta es que te permite tener en cuenta los gastos fijos de la actividad y, a partir de ahí, calcular la tarifa adecuada a la situación de cada uno en función del número de horas que trabajamos al día. Yo probé con varias tarifas y observé cómo variaban las cifras hasta que encontré el precio ideal para mis servicios. Si estáis interesados en saber más sobre este tema, os recomiendo que leáis este post de Isabel.

Una vez definidos los servicios y las tarifas, los recopilé en dos documentos de Word diferentes, preparados para ser enviados a los clientes que me soliciten información al respecto. No hay que olvidar adjuntar todos los documentos en PDF protegidos contra cambios, para asegurarnos de que nadie modifica nada. Para ello utilicé el programa gratuito X-Change Viewer que permite proteger los documentos, incluir comentarios y otras funciones útiles para hacer, por ejemplo, revisiones en PDF.

En el documento de tarifas también he incluido los siguientes datos: la tarifa mínima (por ejemplo, lo que ganamos en una hora de trabajo), las condiciones de pago (método de pago, plazo, etc.), la forma de envío de los documentos (por correo electrónico, fax, correo tradicional, etc.), si los precios son por palabra de origen o de destino, una advertencia para indicar que las tarifas no incluyen impuestos y una indicación para advertir que dichas tarifas son generales y orientativas, pues el precio final siempre dependerá de las características del encargo y del tipo de cliente.

A la hora de crear la firma profesional me decanté por una simple, clara y concisa:

Arantxa Maciá Vicente

Traductora alemán > español

Übersetzerin Deutsch > Spanisch

German > Spanish translator

Blog: mirelatoprofesional.wordpress.com

Twitter: @arantxa_mv

Tel.: (0034) 620 597 794

En un principio, la redacté solamente en español, pero Isabel me recomendó que la escribiese también en alemán e inglés.

Por lo que respecta a la plantilla de presupuestos, la creé con Excel. En realidad tiene el mismo formato que una factura y he incluido la siguiente información: mis datos personales (nombre, dirección postal, datos de contacto, NIF), el número de presupuesto, la fecha del presupuesto, un espacio reservado para los datos del cliente, y un recuadro para indicar los detalles del trabajo presupuestado: concepto, precio, número de palabras y suma, subtotal, IRPF, IVA y el importe total. También he incluido otros datos imprescindibles: la fecha de entrega de la traducción en caso de aceptar el presupuesto dentro de un plazo previsto, el periodo de validez de dicho presupuesto , dentro del cual debe ser aprobado para mantener la fecha de entrega de la traducción indicada, y las condiciones de pago y envío del trabajo. También he traducido la plantilla al alemán. Para saber qué pasos hay que seguir a la hora de hacer una plantilla para facturas/presupuestos, me he basado en esta entrada.

En cuanto a la organización del trabajo, podemos crear, por ejemplo, una carpeta para cada cliente, para cada año y para cada mes. Y, para llevar un registro de los trabajos hechos, podemos crear un documento de Excel en el que indiquemos los datos de cada proyecto. El mío incluye estos campos: cliente, nombre del proyecto, n.º de presupuesto, fecha del presupuesto, fecha de aceptación del presupuesto, fecha de entrega acordada, tipo de trabajo, n.º de palabras, tarifa, recargos por, total en euros, n.º de factura, fecha de pago acordada y fecha de pago.

Y ya que hablamos de trabajos y clientes, para evitar la morosidad es recomendable:

  • Antes de aceptar un trabajo, buscar información sobre el cliente para asegurarnos de que es serio y solvente. En ProZ, por ejemplo, hay una sección que se llama BlueBoard en la que los traductores califican a las agencias con las que han trabajado. Así podemos saber si una agencia es de fiar o no.
  • Si el trabajo es de un importe elevado y no conocemos al cliente, podemos plantearnos la posibilidad de pedir un pago por adelantado (del importe íntegro o de una parte).

Eso es todo por hoy, en las siguientes entradas os iré contando cómo se desarrollan las prácticas, qué otras tareas me encarga Isabel y qué voy aprendiendo.

Presentación

¡Hola a todos!

He creado este blog con la intención de narrar mis prácticas y de exponer todo lo que iré aprendiendo a lo largo de junio y julio. Durante este periodo trabajaré como «traductora autónoma» con mi tutora, Isabel García Cutillas (este es su blog), que me enseñará una visión de la profesión según su experiencia (cosa que no enseñan durante la licenciatura).

Conseguí estas prácticas de una forma muy simple: por correo electrónico. A pesar de que no me gustaban las opciones que ofrecía la lista de prácticas de la UA, probé primero con un bufete de abogados de la lista, ya que me gusta especialmente la traducción jurídica. Sin embargo, me dijeron que no podían aceptarme como alumna en prácticas porque no sabían qué tareas asignarle a una traductora. Aun así, el chico que me atendió, muy amable, me dio el número de teléfono de la agencia de traducción a la que ellos recurren cuando lo necesitan. En la agencia también me dieron una respuesta negativa, porque nunca habían tenido a una estudiante en prácticas y no estaban interesados en ello. Así que cuando ya estaba a punto de abandonar y hacer créditos de libre elección por otro lado, el profesor de la asignatura de prácticas me preguntó que cómo iba y ese fue el empujón que me hizo falta para hacer lo que ya había pensado, pero no me atrevía: enviarle un correo a Isabel.

Seguía su blog desde hacía tiempo y, después de leerme todas sus entradas con consejos para traductores recién licenciados, quizá había una esperanza. Al fin y al cabo, el no ya lo tenía, lo único que podía conseguir era un . Le explique a Isabel en qué consistía la asignatura de prácticas y le pregunté si estaría interesada en ser mi tutora. A ella le pareció algo novedoso  y me dijo que, por su parte, no había ningún problema, siempre y cuando le resolviese un par de dudas sobre las prácticas.Más adelante se puso en contacto con el profesor de la asignatura y ¡ambos accedieron a llevar a cabo la idea! De nuevo, ¡gracias, Isabel, por esta oportunidad!

Las prácticas las hacemos a distancia: Isabel me explica por Skype las nociones básicas y me encarga una serie de tareas con fecha límite; yo las hago desde mi ordenador y, en esa fecha, volvemos a hablar por Skype para que me explique la siguiente tanda de tareas. Por tanto, es una forma muy cómoda de trabajar, ya que nos evitamos desplazamientos y yo me puedo organizar como mejor me convenga (como una auténtica trabajadora autónoma).

En la primera sesión hablamos de lo que hay que tener en cuenta antes de lanzarse a ser traductor autónomo. Estos son los puntos que no hay que olvidar:

  • Obligaciones fiscales: alta en Hacienda (mediante el modelo 036; no hay que olvidar darse de alta en el registro de operadores intracomunitarios si vamos a trabajar con empresas y profesionales de la UE) y en la Seguridad Social en el plazo de un mes desde el alta en Hacienda. A partir de ese momento se paga todos los meses la cuota correspondiente, que asciende (con bonificación) a unos 190 € al mes, y hay que presentar todos los trimestres la declaración del IRPF, del IVA y de operaciones intracomunitarias, además de la declaración anual del IVA y la declaración de la renta. Si no estamos muy puestos en estas cuestiones y andamos un poco perdidos, es mejor que nos lleve los papeles un buen gestor o asesor fiscal.
  • Presencia en internet: listas de distribución, redes sociales, portales para traductores y perfiles en páginas varias, página web personal. También podemos hacernos unas tarjetas de visita, por ejemplo en Moo.
  • Asociaciones profesionales, como Asetrad.
  • Definición de servicios y fijación de tarifas.

En la siguiente entrada explicaré mi primera tanda de tareas (cuando ya las tenga todas hechas y pueda explicar mejor las dificultades que estoy teniendo).

Espero que este blog sirva de ayuda a otros traductores que, al igual que yo, estén empezando.