Las tareas de un traductor autónomo

A partir del 2 de julio, hace dos semanas, mis tareas cambiaron radicalmente: Isabel ya no me dio una lista de tareas, sino que empezó a actuar como cliente y yo, como una traductora autónoma que ofrece servicios de traducción.

En primer lugar, redacté dos correos para ofrecer mis servicios de traducción. Uno iba dirigido a una agencia de traducción y el otro, a una notaría, es decir, a un intermediario y a un cliente directo. A la hora de redactar este tipo de correos tuve en cuenta varios aspectos:

  • El destinatario: lo ideal es que nos informemos sobre el cliente en potencia al que le vamos a enviar el correo, con el fin de redactarlo de la forma más personalizada posible. La actitud del destinatario (que normalmente será un profesional ocupado con poco tiempo para dedicarnos) será mucho más positiva hacia nuestro correo si percibe que hemos dedicado tiempo a conocer su negocio y, en consecuencia, le ofrecemos unos servicios que se ajustan perfectamente a sus necesidades.
  • La dirección de correo: se debe procurar que la dirección sea la de una persona en concreto, en lugar de la típica info@….com: así las posibilidades de que lean nuestro correo aumentan bastante.
  • El asunto: debe ser claro y descriptivo, con el fin de que nuestro destinatario no dude en abrir el mensaje.
  • El mensaje: lo primero es presentarnos, decir quiénes somos y por qué escribimos el correo. A continuación, describir nuestros servicios adaptándolos todo lo posible al cliente en cuestión, es decir, incluir la parte de nuestros servicios que vaya a necesitar el cliente en potencia. Habría que destacar también nuestros puntos fuertes y explicar por qué somos los traductores idóneos para ese destinatario. Por último, indicar que si el cliente requiere más información visite nuestra página web o nos consulte directamente.

En resumen: se trata de vendernos, de ofrecerle al cliente de forma atractiva y breve lo que él aún no sabe que necesita, es decir, nuestros servicios de traducción.

Isabel también me explicó cómo funciona Trados 2007 y los principales atajos de teclado para poder trabajar de una forma mucho más rápida. Estas dos entradas de su blog resumen los atajos y trucos que me explicó: aquí y aquí. Esta otra entrada explica los trucos para mejorar la productividad con Trados 2007.

También me explicó cómo usar Xbench (que se puede descargar gratuitamente desde aquí) y lo útil que resulta para hacer controles de calidad. El punto 2 de esta entrada explica para qué sirve.

Después de esto, Isabel me envió varios correos en los que adoptaba el papel de diferentes clientes ficticios:

  • El primero de ellos, una agencia de traducción, me envió una prueba de traducción económica de 300 palabras.
  • El segundo, también una agencia de traducción, me pedía que le hiciese un presupuesto para una traducción turística de 2 400 palabras. El mensaje tenía una pequeña trampa: no llevaba archivo adjunto, y nunca se debe realizar un presupuesto sin haber visto antes el texto. La razón es simple: debemos asegurarnos de que el tema y la extensión del texto coincidan realmente con lo indicado por el cliente y de que el texto no tenga un formato complejo, ni una terminología más complicada de lo esperado.

Le envié el presupuesto al cliente 2, a partir de la plantilla que ya había creado, y me lo aceptó: ya tenía mi primer trabajo. En un principio dudé sobre si sería capaz de realizar esta traducción en cuatro días laborables, con un fin de semana de por medio por si me veía muy apurada, ya que nunca había hecho una traducción así de larga con ese plazo. Pero después de hablar con Isabel, estuvimos de acuerdo en que al menos lo tenía que intentar.

Un día después, cuando yo ya estaba enfrascada en la traducción turística me llegó un correo de un señor alemán (otro cliente ficticio) para hacer una traducción jurada de un certificado. Se trataba de un texto bastante corto, pero en formato PDF. Le hice el presupuesto indicando la tarifa mínima que ya tenía calculada y un recargo por los gastos de envío por correo certificado. La fecha de entrega era un día después del de la traducción turística. El único fallo fue la tarifa: no tuve en cuenta el formato ni el hecho de que se trataba de una traducción jurada, con el consiguiente desplazamiento a correos para enviar la traducción, factores que encarecen el servicio. Así que me pillé un poco los dedos porque la tarifa mínima que le indiqué estaba calculada sobre la tarifa para una traducción normal.

Ese mismo día, recibí otro correo del cliente 1, no había pasado la prueba de traducción, pero me enviaban una traducción sobre las características técnicas de un modelo de coche. Me adjuntaban también una memoria de traducción con la terminología vinculante y el cálculo de la tarifa descontando coincidencias con la memoria y repeticiones. En ese momento me vi un poco agobiada, pero como dijo Isabel, todo es cuestión de organizarse. Me amplió la fecha de entrega de la traducción técnica un día, con lo que tenía cinco días para hacer esta traducción una vez terminadas las demás.

Isabel también me indicó que contara las horas que le dedicaba a cada proyecto, para saber qué tipo de trabajo es más rentable. La rentabilidad de una traducción con una tarifa más baja, pero que realizamos más rápido será mayor que la de otra con una tarifa más alta a la que deberemos dedicar muchas más horas. Así pues, lo realmente importante no es la tarifa por palabra, sino lo que ganamos por hora trabajada.

Al día siguiente me llegó otro correo con el nombre de una agencia de traducción conocida por su largo historial de impagos. Yo les respondí como a los demás clientes, pero Isabel me pregunto si había buscado la agencia en internet. No lo había hecho. Gran error por mi parte, pues se trata de una agencia que se ha visto envuelta en varios casos de estafa a traductores. Lo mejor en estos casos es declinar su oferta con alguna excusa o, si se es valiente, decir claramente  por qué no estamos dispuestos a trabajar con ellos. De esta forma no correremos peligro de que nos estafen.

Ya no recibí más correos de clientes, así que pude dedicarme por completo a hacer el trabajo. La traducción turística la terminé a tiempo y tuve tiempo de sobra para revisarla y pasarle los controles de calidad de Xbench y el corrector ortográfico de Word. La traducción jurada también la entregué el día acordado. En el correo electrónico que le envié al cliente, le indiqué que ya le había enviado la traducción por correo certificado y le dije el número de envío (ficticio) y las páginas para comprobar el estado del envío en Correos y en Deutsche Post.

Con la traducción técnica tuve algunos problemas al principio. No sabía cómo buscar en la memoria la terminología vinculante y el texto estaba plagado de palabras técnicas. Isabel me explicó que para buscar coincidencias debía seleccionar el término y pulsar Alt + flecha arriba. Una vez aclarado esto, todo fue mejor, aunque iba realmente lenta a causa de la terminología, ya que había frases en las que solo entendía los conectores y las preposiciones. La parte buena es que como todos los términos se repetían bastante, al final ya no necesitaba buscarlo absolutamente todo.

Con esta traducción solo me retrasé 12 minutos de la fecha y la hora de entrega, pero Isabel me indicó que a la próxima avisara al cliente en caso de retrasarme un poco, ya que eso da una imagen profesional y tranquiliza al cliente.

Todos estos trabajos los estoy registrando en el documento de Excel que creé en la primera tanda de tareas; así llevo un registro y una contabilidad del trabajo realizado. He añadido una columna más donde indico el tiempo que invierto en cada proyecto.

Eso es todo por ahora. Os seguiré contando todo lo que voy aprendiendo.

Primera tanda de tareas

Las primeras tareas que Isabel me ha encargado se pueden dividir en dos grupos: presencia en internet y estrategias profesionales.

Tareas sobre presencia en internet

  • Suscribirme a la lista de distribución Traducción en España.
  • Completar mi perfil en LinkedIn.
  • Crearme un perfil en Delicious. Esta página permite compartir, almacenar y clasificar marcadores o recursos de internet y acceder a ellos desde cualquier ordenador.
  • Crear un blog, este que estáis leyendo.
  • Crearme un perfil profesional en ProZ, Translators Café, Go Translators y About me.
  • Actualizar mi perfil en Google.

Este grupo de tareas es el que menos problemas me ha dado, aunque tampoco es tan simple como parece, pues a la hora de crear los perfiles profesionales tuve que tener en cuenta el otro grupo de tareas: definir mis servicios y tarifas, que conviene fijar teniendo en cuenta un gran número de factores. Por tanto, las tareas sobre la presencia en internet son sencillas siempre y cuando ya se haya fijado previamente una estrategia profesional.

Tareas sobre estrategias profesionales

  • Definir los servicios que voy a prestar (¿traducción, corrección o revisión?, ¿qué idiomas?, ¿qué temas?) y fijar las tarifas.
  • Crear una firma profesional para correos electrónicos.
  • Preparar mi currículum.
  • Preparar una plantilla para presupuestos.
  • Crear archivos de Excel para llevar un registro de los trabajos hechos.

Para definir los servicios tuve que tener en cuenta la formación recibida durante la carrera y los tipos de textos que he traducido, en consecuencia, mi especialidad son los textos jurídicos y financieros, ya que en la Universidad de Alicante se da especial importancia a la traducción económica y jurídica. No obstante, los ámbitos de especialización de un traductor no son inmutables, sino que pueden ir cambiando con los años en función de la experiencia adquirida, la demanda del mercado, etc.

Respecto a la fijación de tarifas utilicé CalPro (que puede descargarse de la página web de Asetrad). La ventaja de usar esta herramienta es que te permite tener en cuenta los gastos fijos de la actividad y, a partir de ahí, calcular la tarifa adecuada a la situación de cada uno en función del número de horas que trabajamos al día. Yo probé con varias tarifas y observé cómo variaban las cifras hasta que encontré el precio ideal para mis servicios. Si estáis interesados en saber más sobre este tema, os recomiendo que leáis este post de Isabel.

Una vez definidos los servicios y las tarifas, los recopilé en dos documentos de Word diferentes, preparados para ser enviados a los clientes que me soliciten información al respecto. No hay que olvidar adjuntar todos los documentos en PDF protegidos contra cambios, para asegurarnos de que nadie modifica nada. Para ello utilicé el programa gratuito X-Change Viewer que permite proteger los documentos, incluir comentarios y otras funciones útiles para hacer, por ejemplo, revisiones en PDF.

En el documento de tarifas también he incluido los siguientes datos: la tarifa mínima (por ejemplo, lo que ganamos en una hora de trabajo), las condiciones de pago (método de pago, plazo, etc.), la forma de envío de los documentos (por correo electrónico, fax, correo tradicional, etc.), si los precios son por palabra de origen o de destino, una advertencia para indicar que las tarifas no incluyen impuestos y una indicación para advertir que dichas tarifas son generales y orientativas, pues el precio final siempre dependerá de las características del encargo y del tipo de cliente.

A la hora de crear la firma profesional me decanté por una simple, clara y concisa:

Arantxa Maciá Vicente

Traductora alemán > español

Übersetzerin Deutsch > Spanisch

German > Spanish translator

Blog: mirelatoprofesional.wordpress.com

Twitter: @arantxa_mv

Tel.: (0034) 620 597 794

En un principio, la redacté solamente en español, pero Isabel me recomendó que la escribiese también en alemán e inglés.

Por lo que respecta a la plantilla de presupuestos, la creé con Excel. En realidad tiene el mismo formato que una factura y he incluido la siguiente información: mis datos personales (nombre, dirección postal, datos de contacto, NIF), el número de presupuesto, la fecha del presupuesto, un espacio reservado para los datos del cliente, y un recuadro para indicar los detalles del trabajo presupuestado: concepto, precio, número de palabras y suma, subtotal, IRPF, IVA y el importe total. También he incluido otros datos imprescindibles: la fecha de entrega de la traducción en caso de aceptar el presupuesto dentro de un plazo previsto, el periodo de validez de dicho presupuesto , dentro del cual debe ser aprobado para mantener la fecha de entrega de la traducción indicada, y las condiciones de pago y envío del trabajo. También he traducido la plantilla al alemán. Para saber qué pasos hay que seguir a la hora de hacer una plantilla para facturas/presupuestos, me he basado en esta entrada.

En cuanto a la organización del trabajo, podemos crear, por ejemplo, una carpeta para cada cliente, para cada año y para cada mes. Y, para llevar un registro de los trabajos hechos, podemos crear un documento de Excel en el que indiquemos los datos de cada proyecto. El mío incluye estos campos: cliente, nombre del proyecto, n.º de presupuesto, fecha del presupuesto, fecha de aceptación del presupuesto, fecha de entrega acordada, tipo de trabajo, n.º de palabras, tarifa, recargos por, total en euros, n.º de factura, fecha de pago acordada y fecha de pago.

Y ya que hablamos de trabajos y clientes, para evitar la morosidad es recomendable:

  • Antes de aceptar un trabajo, buscar información sobre el cliente para asegurarnos de que es serio y solvente. En ProZ, por ejemplo, hay una sección que se llama BlueBoard en la que los traductores califican a las agencias con las que han trabajado. Así podemos saber si una agencia es de fiar o no.
  • Si el trabajo es de un importe elevado y no conocemos al cliente, podemos plantearnos la posibilidad de pedir un pago por adelantado (del importe íntegro o de una parte).

Eso es todo por hoy, en las siguientes entradas os iré contando cómo se desarrollan las prácticas, qué otras tareas me encarga Isabel y qué voy aprendiendo.